Chính sách xử lý dữ liệu cá nhân

I. Mục đích thu thập thông tin

Công ty cổ phần Xuất Nhập Khẩu Bình Tây (“BITEX”) hiểu rõ tầm quan trọng và tôn trọng quyền được bảo vệ, bảo mật dữ liệu cá nhân (hay còn gọi “Thông tin” trong chính sách này) của quý khách hàng, đối tác. Chính sách xử lý dữ liệu cá nhân này ("Chính sách xử lý dữ liệu cá nhân" hay "Chính sách") được thiết kế để giúp quý khách hàng, đối tác hiểu được cách thức chúng tôi thu thập, sử dụng, tiết lộ và/hoặc xử lý dữ liệu cá nhân mà quý khách hàng, đối tác đã cung cấp cho chúng tôi và/hoặc lưu giữ về quý khách hàng, đối tác, cho dù là hiện nay hoặc trong tương lai, cũng như để giúp quý khách hàng, đối tác đưa ra quyết định sáng suốt trước khi cung cấp cho chúng tôi bất kỳ dữ liệu cá nhân nào của quý khách hàng, đối tác.

"Dữ Liệu Cá Nhân" có nghĩa là dữ liệu, dù đúng hay không, về một cá nhân mà thông qua đó có thể được xác định được danh tính, hoặc từ dữ liệu đó và thông tin khác mà một tổ chức có hoặc có khả năng tiếp cận. Các ví dụ thường gặp về dữ liệu cá nhân có thể gồm có tên, số chứng minh nhân dân và thông tin liên hệ.

Chính sách xử lý dữ liệu cá nhân sẽ cung cấp nội dung tổng quan nhằm minh bạch hóa mục đích thu thập thông tin; phạm vi và phương thức thu thập thông tin; phạm vi sử dụng, đối tượng tiếp cận, thời gian lưu trữ thông tin; cam kết bảo mật thông tin; quyền lợi và nghĩa vụ của quý khách hàng, đối tác; thông tin và phương thức liên hệ được nêu tại Chính sách này.

Chính sách này được áp dụng khi:

Khi khách hàng/đối tác đặt mua hàng, đăng ký và/hoặc sử dụng dịch vụ trên Nền tảng (bao gồm các website hoặc ứng dụng di động) của BITEX;
Khi khách hàng/đối tác mở một tài khoản với BITEX;
Khi khách hàng/đối tác ký kết bất kỳ thỏa thuận nào hoặc cung cấp các tài liệu hoặc thông tin khác liên quan đến tương tác giữa khách hàng/đối tác với BITEX, hoặc khi khách hàng/đối tác sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của BITEX;
Khi khách hàng/đối tác gửi bất kỳ biểu mẫu nào, bao gồm đơn đăng ký hoặc các mẫu đơn khác liên quan đến bất kỳ sản phẩm và dịch vụ nào của BITEX, bằng hình thức trực tuyến hay dưới hình thức khác;
Khi khách hàng/đối tác tương tác với BITEX, chẳng hạn như thông qua các cuộc gọi điện thoại (có thể được ghi âm lại), thư từ, fax, gặp gỡ trực tiếp, các nền ứng dụng truyền thông xã hội và email;
Khi khách hàng/đối tác liên kết tài khoản BITEX với tài khoản mạng xã hội của khách hàng/đối tác hoặc các tài khoản bên ngoài khác hoặc sử dụng các tính năng mạng xã hội khác, phù hợp với các chính sách của nhà cung cấp;
Khi khách hàng/đối tác cung cấp ý kiến phản hồi hoặc gửi khiếu nại cho BITEX;
Khi khách hàng/đối tác gửi dữ liệu cá nhân của khách hàng/đối tác cho BITEX vì bất kỳ lý do gì; và/hoặc
Khi khách hàng/đối tác thực hiện các hoạt động khác trên Nền tảng của BITEX.

Các trường hợp trên không nhằm mục đích liệt kê đầy đủ các trường hợp và chỉ đưa ra một số trường hợp phổ biến về thời điểm dữ liệu cá nhân của khách hàng/ đối tác có thể bị thu thập.

Trong một số trường hợp, khách hàng/ đối tác có thể cung cấp dữ liệu cá nhân của các cá nhân khác cho BITEX (ví dụ như thành viên gia đình, khách hàng/ đối tác bè hoặc những người trong danh sách liên hệ của khách hàng/ đối tác). Nếu khách hàng/ đối tác cung cấp cho BITEX dữ liệu cá nhân của họ, khách hàng/ đối tác tuyên bố và đảm bảo rằng khách hàng/ đối tác đã nhận được sự đồng ý của họ để xử lý dữ liệu cá nhân của họ theo Chính sách này.

Bằng việc truy cập Nền tảng, đăng ký tài khoản với BITEX, đặt mua hàng (không phân biệt đã hoàn thành việc đặt mua hàng hay chưa), sử dụng các dịch vụ hoặc trong trường hợp khách hàng/đối tác nhận được email thông báo về chính sách xử lý dữ liệu cá nhân và khách hàng/đối tác không có phản hồi trong thời hạn 03 (ba) ngày kể từ ngày BITEX gửi mail thì khách hàng/ đối tác xác nhận và đồng ý rằng khách hàng/ đối tác chấp nhận các điều khoản được mô tả trong chính sách xử lý dữ liệu cá nhân này, và theo đây khách hàng/ đối tác xác nhận khách hàng/ đối tác đã biết rõ và đồng ý toàn bộ cho phép chúng tôi thu thập, sử dụng, tiết lộ và/hoặc xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng/ đối tác như mô tả trong đây. Nếu chúng tôi thay đổi Chính sách xử lý dữ liệu cá nhân của mình, chúng tôi sẽ thông báo cho khách hàng/ đối tác bao gồm cả thông qua việc đăng tải những thay đổi đó hoặc Chính sách xử lý dữ liệu cá nhân sửa đổi trên Nền tảng của chúng tôi. Trong phạm vi pháp luật cho phép, việc tiếp tục giao dịch, sử dụng các Dịch Vụ hoặc Nền Tảng được xem là khách hàng/ đối tác đã công nhận và đồng ý với các thay đổi trong Chính sách xử lý dữ liệu cá nhân này.

Chính sách này có hiệu lưc từ ngày 23/04/2025.

II. Phạm vi sử dụng thông tin

BITEX thu thập Thông tin của khách hàng/đối tác chủ yếu phục vụ cho mục đích hỗ trợ, duy trì mối liên hệ với khách hàng/ đối tác như:

Để đánh giá và đưa ra các quyết định liên quan đến hồ sơ tín dụng và rủi ro của khách hàng/đối tác và tính đủ điều kiện để trả sau, nếu có;
Để giải quyết hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho dịch vụ khách hàng, thực hiện các chỉ thị của khách hàng/đối tác, giải quyết hoặc trả lời bất kỳ thắc mắc nào được gửi bởi (hoặc nhằm được gửi bởi) khách hàng/đối tác hoặc thay mặt khách hàng/đối tác;
Để liên lạc với khách hàng/đối tác qua điện thoại, tin nhắn văn bản và/hoặc tin nhắn fax, email và/hoặc thư hoặc cách khác nhằm mục đích quản trị và/hoặc quản lý quan hệ của khách hàng/đối tác với chúng tôi hoặc việc khách hàng/đối tác giao dịch, sử dụng các Dịch Vụ của chúng tôi, chẳng hạn như ở việc truyền đạt thông tin hành chính cho khách hàng/đối tác liên quan đến Các Dịch Vụ của chúng tôi. Khách hàng/đối tác xác nhận và đồng ý rằng sự liên lạc như thế của chúng tôi có thể là theo cách gửi thư qua đường bưu điện, tài liệu hoặc thông báo cho khách hàng/đối tác, có thể gồm có tiết lộ dữ liệu cá nhân nhất định về khách hàng/đối tác để cung cấp các tài liệu đó cũng như trên bao bì/phong bì;
Để tiến hành các hoạt động nghiên cứu, phân tích và phát triển (bao gồm nhưng không giới hạn phân tích dữ liệu, khảo sát, phát triển và/hoặc lập đặc tính sản phẩm và dịch vụ), để phân tích cách thức khách hàng/đối tác giao dịch, sử dụng Các Dịch Vụ của chúng tôi, để giới thiệu sản phẩm và/hoặc dịch vụ theo sự quan tâm của khách hàng/đối tác, để cải thiện Các Dịch Vụ hoặc sản phẩm của chúng tôi và/hoặc để cải thiện trải nghiệm khách hàng của khách hàng/đối tác;
Vì mục đích tiếp thị và quảng cáo, trong trường hợp này, để gửi cho khách hàng/đối tác qua các phương tiện và phương thức liên lạc khác nhau, thông tin và tài liệu tiếp thị và quảng bá liên quan đến các sản phẩm và/hoặc dịch vụ do BITEX phân phối, cung cấp.
Để cung cấp các chương trình và ưu đãi khách hàng thường xuyên, đối tác và tiền thưởng, cũng như các chiến dịch marketing;
Để đáp ứng các thủ tục pháp lý hoặc để tuân thủ hoặc theo quy định của pháp luật hiện hành, và các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc yêu cầu của bất cứ cơ quan tài phán nào hoặc khi chúng tôi thực sự tin tưởng rằng việc tiết lộ thông tin là cần thiết, bao gồm nhưng không giới hạn, đáp ứng các yêu cầu công bố thông tin theo yêu cầu của bất kỳ luật ràng buộc nào đối với BITEX;
Để lập số liệu thống kê và nghiên cứu đáp ứng yêu cầu báo cáo và/hoặc duy trì sổ sách nội bộ hoặc theo quy định;
Để lưu trữ, lập máy chủ, sao lưu (cho dù là vì mục đích khôi phục sau thảm họa hoặc mục đích khác) đối với dữ liệu cá nhân của khách hàng/đối tác;
Bất kỳ mục đích nào mà chúng tôi thông báo cho khách hàng/đối tác tại thời điểm xin sự cho phép của khách hàng/đối tác.

(gọi chung là “Các Mục Đích”)

III. Phạm vi thu thập thông tin

1. Thông tin của khách hàng/đối tác/cá nhân có liên quan tham gia giao dịch mà BITEX sẽ thu thập bao gồm:

Họ tên;
Địa chỉ email;
Ngày sinh;
Địa chỉ thanh toán và/hoặc giao nhận hàng hóa;
Tài khoản ngân hàng và thông tin thanh toán;
Số điện thoại;
Giới tính;
Thông tin được gửi bởi hoặc liên quan đến (các) thiết bị được sử dụng để truy cập vào Các Dịch vụ hoặc Nền tảng của chúng tôi;
Hình ảnh hoặc âm thanh hoặc video;
Thông tin khác phục vụ cho các mục đích đánh giá pháp lý, nhận biết khách hàng, xác minh thông tin;
Thông tin sử dụng và giao dịch, bao gồm chi tiết về lịch sử tìm kiếm, giao dịch, quảng cáo và nội dung hiển thị mà tương tác với Nền Tảng, cũng như các sản phẩm và dịch vụ có liên quan của khách hàng/đối tác;
Dữ liệu về địa điểm;
Bất kỳ thông tin nào khác về khách hàng/đối tác khi đăng nhập để sử dụng Nền tảng của chúng tôi, và khi khách hàng/đối tác sử dụng Nền tảng, cũng như thông tin về việc khách hàng/đối tác sử dụng Nền tảng của chúng tôi như thế nào;
Dữ liệu tổng hợp về nội dung khách hàng/đối tác sử dụng.

Khách hàng/đối tác đồng ý không cung cấp cho chúng tôi bất cứ thông tin nào không chính xác hoặc gây hiểu nhầm và khách hàng/đối tác đồng ý sẽ thông báo cho chúng tôi về bất cứ thông tin nào không chính xác hoặc khi có sự thay đổi thông tin. Chúng tôi bảo lưu quyền theo quyết định riêng của chúng tôi được yêu cầu các tài liệu cần thiết khác để xác minh bất cứ thông tin nào được khách hàng/đối tác cung cấp.

IV. Thời gian lưu trữ thông tin

Dữ liệu cá nhân của khách hàng/đối tác sẽ được lưu trữ cho đến khi có yêu cầu hủy bỏ từ khách hàng. Còn lại trong mọi trường hợp thông tin cá nhân thành viên sẽ được bảo mật trên máy chủ của BITEX.

* Địa chỉ của đơn vị thu thập và quản lý thông tin cá nhân

CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BÌNH TÂY (BITEX)

Địa chỉ trụ sở: Đường Tỉnh 835, Ấp 3A, Xã Phước Lợi, Huyện Bến Lức, Tỉnh Long An, Việt Nam.

Điện thoại: 1900 2152

Email: cs@bitex.com.vn

V. Phương tiện và công cụ để khách hàng/đối tác tiếp cận và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân

Khách hàng có quyền tự kiểm tra, cập nhật, điều chỉnh thông tin cá nhân của mình bằng cách đăng nhập vào tài khoản và chỉnh sửa thông tin cá nhân hoặc yêu cầu ban quản lý website, ứng dụng di động của BITEX thực hiện việc này.
Đối tác các kênh kinh doanh của BITEX có quyền yêu cầu kiểm tra, cập nhật, điều chỉnh thông tin cá nhân của mình bằng cách liên hệ Phòng Chăm sóc khách hàng của BITEX. Thông tin liên hệ Phòng Chăm sóc khách hàng được cập nhật tại website của BITEX.
Khách hàng/đối tác có quyền gửi khiếu nại về việc lộ thông tin cá nhân cho bên thứ ba đến Phòng Chăm sóc khách hàng của BITEX. Khi tiếp nhận những phản hồi này, Phòng Chăm sóc khách hàng xác nhận lại thông tin, phải có trách nhiệm trả lời lý do và hướng dẫn khách hàng/đối tác khôi phục và bảo mật lại thông tin.
Trong trường hợp Khách hàng/đối tác rút lại sự đồng ý đối với “Chính sách xử lý dữ liệu cá nhân”, thì Khách hàng/đối tác hiểu rằng việc rút lại sự đồng ý để Công ty BITEX được thu thập, sử dụng, chia sẻ, lưu trữ và xử lý toàn bộ hay một phần dữ liệu cá nhân do Khách hàng/đối tác cung cấp có thể đồng nghĩa với việc Công ty BITEX không thể tiếp tục xử lý đơn hàng, cung cấp sản phẩm/dịch vụ hoặc thực hiện giao dịch với Khách hàng/đối tác. Trong trường hợp này, Khách hàng/đối tác có nghĩa vụ thực hiện bổ sung thông tin của cá nhân liên quan tiến hành giao dịch hoặc Công ty BITEX có quyền đơn phương chấm dứt Hợp đồng mà không phải bồi thường thiệt hại cho Khách hàng/đối tác và Khách hàng/đối tác phải chịu thiệt hại có thể xảy ra khi rút lại sự đồng ý đối với “Chính sách xử lý dữ liệu cá nhân” của BITEX.

VI. Bảo mật thông tin khách hàng

Thông tin cá nhân của khách hàng/đối tác được cam kết bảo mật tuyệt đối theo chính sách xử lý dữ liệu cá nhân của BITEX. Việc thu thập và sử dụng thông tin của khách hàng/đối tác chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý của khách hàng/đối tác đó trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác.

Trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh, chúng tôi sẽ/có thể cần phải sử dụng, xử lý, tiết lộ và/hoặc chuyển giao dữ liệu cá nhân của khách hàng/đối tác cho các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba, đại lý và/hoặc các công ty liên kết hoặc công ty liên quan của chúng tôi, và/hoặc các bên thứ ba khác có thể ở Việt Nam hoặc bên ngoài Việt Nam, vì một hay nhiều Mục Đích nói trên, và việc tiết lộ này sẽ được thực hiện theo đúng trình tự và quy định của pháp luật hiện hành. Các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba, đại lý và/hoặc các công ty liên kết hoặc công ty liên quan và/hoặc các bên thứ ba khác như thế sẽ xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng/đối tác hoặc thay mặt chúng tôi hoặc ngược lại, vì một hoặc nhiều Mục Đích nói trên. Chúng tôi cố gắng đảm bảo rằng các bên thứ ba và các công ty liên kết của chúng tôi giữ an toàn cho dữ liệu cá nhân của khách hàng/đối tác khỏi bị truy cập, thu thập, sử dụng, tiết lộ, xử lý trái phép hoặc các rủi ro tương tự và chỉ lưu giữ dữ liệu cá nhân của khách hàng/đối tác miễn là dữ liệu cá nhân của khách hàng/đối tác vẫn còn cần thiết cho những việc nêu trên.

Các bên thứ ba như thế bao gồm:

Công ty mẹ, công ty con, công ty liên kết và công ty liên quan của chúng tôi;
Nhà thầu, nhà cung cấp dịch vụ và các bên thứ ba khác mà chúng tôi thuê để hỗ trợ hoặc bổ sung cho hoạt động kinh doanh của chúng tôi. Những bên này bao gồm, nhưng không giới hạn ở những bên cung cấp các dịch vụ quản trị hoặc các dịch vụ khác cho chúng tôi chẳng hạn như công ty bưu chính, công ty viễn thông, đối tác quảng cáo và truyền thông, công ty công nghệ thông tin, các tổ chức hoạt động thương mại điện tử, và trung tâm dữ liệu;
Các cơ quan chính phủ hoặc cơ quan quản lý có thẩm quyền;
Bên thứ ba mà chúng tôi tiết lộ thông tin vì một trong các Mục Đích và các bên thứ ba đó ngược lại họ sẽ thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng/đối tác vì một hoặc nhiều Mục Đích.

Trong trường hợp máy chủ lưu trữ thông tin bị hacker tấn công dẫn đến mất mát dữ liệu cá nhân, BITEX.com.vn sẽ có trách nhiệm thông báo vụ việc cho cơ quan chức năng điều tra xử lý kịp thời và thông báo cho khách hàng/đối tác được biết.

VII. Quy trình xử lý các khiếu nại liên quan tới thông tin cá nhân

Khách hàng/đối tác có quyền gửi khiếu nại về các vấn đề liên quan tới thông tin cá nhân tới qua:
- Điện thoại: Hotline 19002152
- Hoặc email: cs@bitex.com.vn
Khi tiếp nhận thông tin khiếu nại, Phòng Chăm sóc khách hàng có trách nhiệm kiểm tra tình trạng thông tin cá nhân của khách hàng/đối tác bị khiếu nại, nguyên nhân và tìm cách khắc phục.
Phòng Chăm sóc khách hàng có trách nhiệm phản hồi cho người khiếu nại về kết quả giải quyết khiếu nại.